FAQ per le Amministrazioni e per i Cittadini
1. In cosa si distinguono l’accesso documentale e l’accesso generalizzato?
L’accesso civico generalizzato risponde al generale principio di trasparenza e si configura come diritto a titolarità diffusa, potendo essere attivato da chiunque con un’istanza che non richiede motivazione. L’accesso documentale, invece, si configura come un diritto soggettivo che può essere esercitato solo in presenza di un interesse diretto, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso, consentendo un accesso in profondità ai dati pertinenti.
2. Gli atti amministrativi ai quali si può accedere con l’accesso civico generalizzato sono diversi da quelli ai quali si può accedere con l’accesso documentale?
No, non esiste una tipologia specifica di atti ai quali sia possibile accedere solo attraverso una specifica tipologia di accesso, è infatti possibile accedere al medesimo atto amministrativo sia con l’accesso civico che con l’accesso documentale. La differenza non sta nel “contenitore” (il documento amministrativo), ma nel “contenuto” (le informazioni): con l’accesso generalizzato il cittadino potrebbe avere accesso solo ad alcune informazioni contenute nel documento, mentre con l’accesso documentale è possibile avere accesso a tutte le informazioni contenute nel documento purché pertinenti ad un interesse soggettivo giuridicamente rilevante. Inoltre, l’accesso documentale ex Legge 241/90 si riferisce ai soli “documenti amministrativi”, mentre il Decreto Trasparenza estende l’accesso civico semplice e generalizzato anche ai “dati” e alle “informazioni”. Per “dati” si intende il dato conoscitivo come tale, indipendentemente dal supporto fisico su cui è incorporato e a prescindere dal modo in cui esso è prodotto o conservato. Per “informazioni”, invece, si intendono le rielaborazioni di dati detenuti dalle amministrazioni e contenuti in distinti documenti.
3. Che differenza c’è tra accesso civico semplice e accesso civico generalizzato?
L’accesso civico semplice consente a chiunque di chiedere documenti, informazioni o dati che le pubbliche amministrazioni sono obbligate a pubblicare per legge (ai sensi dell’art. 5, comma 1, del D.Lgs. 33/2013). È sufficiente che tali dati siano soggetti a pubblicazione obbligatoria, anche se non risultano disponibili sul sito istituzionale.
L’accesso civico generalizzato, invece, consente di richiedere documenti, dati e informazioni detenuti dalla pubblica amministrazione anche se non soggetti a pubblicazione obbligatoria, purché ciò non comporti un pregiudizio concreto a interessi pubblici o privati tutelati dalla legge (ai sensi dell’art. 5, comma 2, del D.Lgs. 33/2013). Questo strumento si ispira ai principi di trasparenza e controllo diffuso sull’operato delle amministrazioni.
4. In caso di rigetto dell’istanza di accesso civico semplice, cosa posso fare?
Se l'istanza di accesso civico semplice viene rigettata, resa parzialmente oppure se trascorrono i termini senza ricevere riscontro, il richiedente può rivolgersi al soggetto titolare del potere sostitutivo.
5. Il Regolamento interno adottato dal Gruppo RetiAmbiente ha individuato categorie di atti per cui il cittadino non può richiedere l’accesso, diversi da quelli indicati dalla legge?
No, il Regolamento disciplina esclusivamente i profili di rilevanza interna, ad esempio, di carattere organizzativo e procedurale. Non indica categorie di atti da sottrarre all’accesso.
6. È necessario motivare una richiesta di accesso civico?
No. È una facoltà del richiedente, ma non un obbligo.
7. Un cittadino non residente può usufruire del diritto di accesso agli atti civico e documentale?
Sì. Il diritto di accesso spetta a chiunque, a prescindere dalla qualità o condizione (ad esempio, di cittadino o residente) del richiedente: nessuna differenziazione o disparità di trattamento è ammissibile ai fini del godimento del diritto in questione.
8. Qual è il ruolo svolto dal responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza?
Il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza è una figura introdotta dalla Legge 190/2012. È il Responsabile della predisposizione, dell'attuazione e del monitoraggio del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione. Si occupa di gestire i processi di segnalazione degli illeciti, contribuisce a garantire la trasparenza dell'azione amministrativa, analizza i rischi di corruzione all'interno dell'organizzazione, propone misure per mitigarli e collabora con l'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC). In merito al procedimento di accesso agli atti, RPCT ricevere le richieste di accesso civico “semplice” e rispondere alle richieste di riesame delle domande di accesso civico generalizzato, in caso di diniego totale o parziale da parte dell’Ufficio Responsabile.
9. Cosa succede nel caso in cui il richiedente inoltri la richiesta all’ufficio sbagliato?
L’Ufficio che riceve la richiesta inoltra tempestivamente all’Ufficio competente, dandone comunicazione al richiedente. In questo caso, il termine per provvedere alla risposta decorre dalla effettiva ricezione della richiesta da parte dell’ufficio competente se questo fa parte della stessa Società del Gruppo o dalla data di ricezione della richiesta da parte della Società competente.
10. Nel caso in cui il richiedente presenti una richiesta al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, e questo coincida con il Responsabile dell’Ufficio che detiene i dati o i documenti richiesti, cosa succede?
In questo caso, il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza risponde alla prima richiesta e, ai fini del riesame, indica al richiedente l’Ufficio competente.
11. Come ed entro quale termine la Società deve rispondere a una richiesta di accesso generalizzato?
Il procedimento di accesso generalizzato si conclude con un provvedimento espresso e motivato, da comunicare al richiedente e agli eventuali controinteressati, nel termine di trenta giorni dalla presentazione della domanda. Il termine è derogabile soltanto quando la richiesta deve essere comunicata a un eventuale controinteressato: in tale ipotesi, la decorrenza del termine è sospesa fino a dieci giorni.
12. Da quando decorre il termine dei trenta giorni?
Si considera come data di decorrenza del termine la data di acquisizione della domanda al protocollo.
13. Nel caso in cui non abbia ricevuto una risposta nel termine indicato (trenta giorni), il richiedente che ha presentato un’ista di accesso civico generalizzato che cosa può fare?
Può presentare una domanda di riesame al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT), che decide con provvedimento motivato entro il termine di venti giorni dalla data di presentazione della domanda di riesame.
14. Se un dato o documento richiesto fa riferimento a soggetti terzi, questi devono essere considerati sempre come controinteressati?
No, il riferimento ad un soggetto terzo nei documenti richiesti non è una condizione né sufficiente, né necessaria per considerare un soggetto come controinteressato. Il criterio da seguire è quello del pregiudizio concreto che l’accesso potrebbe comportare al soggetto in questione, limitatamente a quegli interessi privati (protezione dei dati personali, libertà e segretezza della corrispondenza, interessi economici e commerciali) che sono indicati nell’articolo 5-bis, comma 2, del d.lgs. n. 33 del 2013 e tutelati dalle discipline di settore. Se le informazioni contenute nei documenti richiesti pregiudicano uno di questi interessi del soggetto, tale soggetto si definisce controinteressato, anche se il soggetto non è espressamente indicato nel testo dei documenti richiesti.
15. Come fa un soggetto a sapere di avere un contro-interesse all’accesso di documenti da parte di un altro soggetto?
Il controinteressato è identificato e contattato dalla Società che, ricevuta la richiesta di accesso ai dati o documenti, né dà comunicazione al soggetto terzo.
16. In che modo il controinteressato può opporsi all’accesso?
Il controinteressato può presentare un’opposizione motivata all’accesso ai dati o documenti richiesti entro dieci giorni dal ricevimento della comunicazione da parte della Società.
17. Nel caso in cui la richiesta faccia riferimento a più dati o documenti, è necessario che la Società fornisca tutti i dati o documenti?
Sì. Soltanto nei casi di esclusione previsti dalla legge o nei casi in cui sia necessario proteggere gli interessi pubblici o privati, la richiesta può essere del tutto o in parte respinta. In ogni caso, è necessario che la Società motivi l’omessa trasmissione di quella parte dei dati o documenti non forniti.
18. Se l’accesso ai documenti può pregiudicare un interesse pubblico o privato indicato dall’art. 5-bis, ma il pregiudizio ha carattere temporaneo, l’accesso viene negato?
No. In questo caso, la pubblica amministrazione utilizza il potere di differimento dell’accesso. Quando l’accesso a questi documenti non comporta più un pregiudizio, i documenti diventano accessibili.
19. Il cittadino può richiedere documenti che risalgono ad una data anteriore all’istituzione dell’accesso civico generalizzato?
Sì. In generale la pubblica amministrazione non può rifiutarsi di dare accesso ai documenti richiesti con la motivazione che questi risalgono a una data anteriore all’entrata in vigore del d.lgs. n. 33/2013 o del d.lgs. n. 97/2016. Un eventuale rifiuto motivato dalla pubblicazione amministrazione sulla base di un limite temporale non è previsto dalla legge ed è, quindi, illegittimo.
20. Esiste un numero massimo di documenti che il cittadino può richiedere con un’unica richiesta di accesso?
No. Non esiste un limite puramente quantitativo, basato sul numero di documenti richiesti dal cittadino. L’unica condizione da rispettare è che la richiesta sia ragionevole, cioè non pregiudichi in modo serio e immediato il buon funzionamento dell’amministrazione. Per valutare la ragionevolezza della richiesta occorre considerare: l’eventuale attività di elaborazione (ad es. oscuramento di dati personali) che l’amministrazione dovrebbe svolgere per rendere disponibili i dati e documenti richiesti; le risorse interne che occorrerebbe impiegare per soddisfare la richiesta, da quantificare in rapporto al numero di ore di lavoro per unità di personale; la rilevanza dell’interesse conoscitivo che la richiesta mira a soddisfare. Pertanto, non esiste un criterio puramente quantitativo che definisca l’irragionevolezza della richiesta.
21. Che cosa succede nel caso in cui la richiesta di un cittadino sia irragionevole e pregiudichi il buon funzionamento della pubblica amministrazione?
La Società può rifiutare la richiesta di accesso, indicando i motivi per i quali ritiene che la richiesta sia irragionevole.
22. Un singolo soggetto può proporre più di una richiesta di accesso in un periodo di tempo limitato?
Sì. Tuttavia, la Società può valutare l’impatto cumulativo delle predette domande sul buon andamento della sua azione e, nel caso di manifesta irragionevolezza dell’onere complessivo che ne deriva, rifiutarsi di dare l’accesso al richiedente.
23. A che cosa serve il registro degli accessi?
Il registro degli accessi è uno strumento informatico che consente, da un lato, di agevolare i cittadini nella consultazione di richieste di accesso già presentate e nel monitoraggio dell’andamento di queste richieste; dall’altro, di accrescere l’efficacia organizzativa interna alla singola pubblica amministrazione per gestire le richieste di accesso e per armonizzare le decisioni su richieste d’accesso simili. Il registro è pubblico consultabile in Società Trasparente/Altri contenuti/Accesso civico/Registro degli accessi.